¿Cómo registrar legal y estructuralmente tu empresa en Colombia?

Si tienes una idea de negocio y quieres emprender en Colombia, debes saber que el registro de tu empresa es un paso fundamental para establecer tu actividad de manera legal y formal. Al registrar tu empresa, obtendrás una personería jurídica que te permitirá operar de manera segura y cumplir con todas las obligaciones legales y fiscales.

En este blog, te explicaremos los pasos que debes seguir para registrar tu empresa en Colombia, así como los requisitos y documentos que necesitas para cada uno de ellos. También te daremos algunos consejos para que el proceso sea más fácil y rápido.

1. Definir la forma jurídica

Lo primero que debes hacer es decidir la forma jurídica bajo la cual deseas registrar tu empresa. Esto implica elegir el tipo de sociedad que mejor se adapte a tus necesidades, objetivos y expectativas.

Las opciones comunes en Colombia incluyen:

- Sociedad por acciones simplificada (SAS): Es la forma jurídica más utilizada por los emprendedores, ya que ofrece flexibilidad, facilidad y seguridad. Se caracteriza por tener un solo accionista o varios, que responden hasta el monto de sus aportes. El capital social se divide en acciones y se puede constituir con cualquier valor. La administración y representación legal recae en un órgano de dirección, que puede ser una persona natural o jurídica.

- Sociedad de responsabilidad limitada (LTDA): Es una forma jurídica tradicional, que se basa en la confianza entre los socios, que pueden ser entre dos y 25. Los socios responden hasta el monto de sus aportes y el capital social se divide en cuotas de igual valor. La administración y representación legal recae en uno o varios gerentes, que deben ser personas naturales y socios.

- Sociedad anónima (SA): Es una forma jurídica que requiere un mayor capital y formalidad, ya que se dirige a empresas de gran tamaño y proyección. Se caracteriza por tener un mínimo de cinco accionistas, que responden hasta el monto de sus aportes. El capital social se divide en acciones y se debe constituir con un mínimo de 500 salarios mínimos legales vigentes. La administración y representación legal recae en una junta directiva y un representante legal, que pueden ser personas naturales o jurídicas.

Existen otros tipos de sociedades, como la sociedad en comandita, la sociedad colectiva y la sociedad de hecho, pero son menos frecuentes y tienen características específicas que debes consultar con un abogado especializado.

2. Verificar la disponibilidad del nombre

Antes de registrar tu empresa, debes asegurarte de que el nombre que deseas utilizar esté disponible y no infrinja los derechos de otras empresas. Para ello, puedes realizar una búsqueda en la base de datos del Registro Único Empresarial y Social (RUES), que es el sistema que integra la información de las cámaras de comercio del país.

En el RUES, puedes consultar si el nombre que quieres usar ya está registrado o reservado por otra empresa. También puedes verificar si hay nombres similares o confusos que puedan generar problemas legales o de imagen.

Si el nombre que quieres usar está disponible, puedes reservarlo por un plazo de 30 días hábiles, pagando una tarifa ante la cámara de comercio correspondiente. Esto te dará prioridad para usar el nombre y evitar que otra empresa lo registre antes que tú.

3. Obtener el NIT

El NIT (Número de Identificación Tributaria) es un requisito para el registro de tu empresa. Se trata de un código único que te identifica como contribuyente ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que te permite realizar actividades económicas, declarar impuestos y acceder a beneficios tributarios.

Para obtener el NIT, debes ingresar al portal web de la DIAN y seguir los pasos que se indican. Debes diligenciar el formulario RUT (Registro Único Tributario), adjuntar los documentos requeridos y seleccionar el tipo de régimen al que perteneces (simplificado o común).

Una vez que completes el proceso, recibirás el NIT en tu correo electrónico y podrás descargar el certificado del RUT, que debes conservar y presentar cuando lo soliciten.

4. Elaborar los estatutos

Los estatutos son el conjunto de normas que regirán el funcionamiento societario de tu empresa. Deben contener información como el objeto social, la duración de la empresa, el capital social y la forma de distribución de utilidades, entre otros aspectos relevantes.

Los estatutos deben estar redactados de manera clara, precisa y completa, siguiendo las disposiciones legales aplicables al tipo de sociedad que elijas. Puedes elaborar los estatutos por cuenta propia, pero es recomendable contar con el apoyo de un abogado especializado, que te asesore y te ayude a evitar errores o inconsistencias.

Los estatutos deben estar firmados por todos los socios o accionistas y deben ser reconocidos ante notario público, para darles validez y autenticidad.

 5. Realizar el registro mercantil

Una vez que tienes todos los documentos y requisitos en orden, debes realizar el registro mercantil de tu empresa ante la cámara de comercio correspondiente a tu jurisdicción. Este registro te otorgará la personería jurídica y te permitirá realizar actividades comerciales de manera legal.

Para realizar el registro mercantil, debes presentar los siguientes documentos:

- Formulario de registro mercantil, debidamente diligenciado y firmado.

- Copia del certificado del RUT.

- Copia de los estatutos, reconocidos ante notario público.

- Copia del documento de identidad de los socios o accionistas.

- Copia del documento de identidad del representante legal y del revisor fiscal, si aplica.

- Comprobante de pago de los derechos de registro y de la contribución especial.

El registro mercantil tiene una vigencia de un año y debe renovarse cada año, dentro de los tres primeros meses, para mantener la calidad de comerciante y los beneficios que esta conlleva.

Consejos para registrar tu empresa

Registrar tu empresa puede ser un proceso sencillo y rápido, si sigues estos consejos:

- Investiga el mercado: Realiza un estudio de mercado para evaluar la viabilidad de tu idea de negocio. Analiza la demanda, la competencia y las oportunidades en el sector en el que deseas emprender.

- Elabora un plan de negocios: Elabora un plan de negocios detallado que incluya la descripción de tu empresa, análisis financiero, estrategias de marketing y operativas, entre otros aspectos relevantes.

- Busca asesoría legal: Busca el apoyo de un abogado especializado en temas empresariales, que te oriente y te ayude a cumplir con todos los requisitos legales para registrar tu empresa.

- Aprovecha los beneficios tributarios: Infórmate sobre los beneficios tributarios que existen para los emprendedores en Colombia, como la exención del impuesto de renta por cinco años, la deducción del IVA por la compra de bienes de capital, entre otros.

- Capacítate y actualízate: Capacítate y actualízate constantemente sobre los temas relacionados con tu actividad empresarial, como la gestión financiera, el marketing digital, la innovación, entre otros.

Esperamos que esta guía te haya sido útil para registrar tu empresa en Colombia. Si tienes alguna duda o consulta, no dudes en contactarnos.

(1) Diferentes Tipos de Empresas y Estructuras Legales en Colombia. https://www.bizlatinhub.com/es/empresas-estructuras-legales-colombia/.

(2) Cómo registrar una empresa en Colombia: Una guía paso a paso. https://lacco.co/2023/06/16/registrar-empresa-colombia-guia-paso-paso/.

(3) Creación de Empresa - VUI. https://vui.gov.co/es/portafolio-de-tramites/creacion-de-empresa.

(4) Aprende la normatividad para crear tu empresa en Colombia. https://yoeduco.com/colombia/normatividad-para-crear-una-empresa-en-colombia